Memahami istilah dalam sistem purchasing merupakan hal penting bagi perusahaan yang ingin mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara lebih efektif. Istilah seperti Purchase Requisition, Purchase Order, hingga Purchase Invoice sering digunakan dalam aktivitas pembelian, tetapi memiliki fungsi dan tahapan yang berbeda. Dengan memahami istilah purchasing beserta penerapannya, perusahaan dapat meningkatkan koordinasi antardepartemen, menjaga kelengkapan dokumen, dan mengurangi kesalahan dalam proses pengadaan.
Apa Itu Sistem Purchasing dan Apa Fungsinya bagi Perusahaan?
Sistem purchasing adalah prosedur atau sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola pembelian barang dan jasa, mulai dari pengajuan kebutuhan, pemilihan supplier, penerbitan pesanan, penerimaan barang, hingga pemeriksaan tagihan dan pembayaran. Sistem ini membantu memastikan setiap pembelian dilakukan berdasarkan kebutuhan operasional, anggaran, dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Dalam penerapannya, sistem purchasing berfungsi untuk mengontrol pengeluaran, mengelola dokumen pengadaan, memantau status pesanan, serta meningkatkan koordinasi antara tim purchasing, gudang, dan keuangan. Perusahaan yang membutuhkan alur kerja lebih terstruktur dapat mempertimbangkan jasa pembuatan sistem custom agar proses pengadaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
10 Istilah dalam Sistem Purchasing yang Wajib Dipahami
Berikut 10 istilah purchasing yang sering digunakan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Memahami arti, fungsi, dan contoh penggunaannya dapat membantu staf purchasing maupun pemilik bisnis menjalankan proses pembelian dengan lebih teratur.
1. Purchase Requisition (PR)
Purchase Requisition (PR) adalah dokumen permintaan pembelian yang dibuat oleh departemen atau bagian yang membutuhkan barang maupun jasa. Dokumen ini biasanya memuat nama barang, jumlah kebutuhan, alasan pembelian, dan perkiraan biaya. PR menjadi dasar bagi tim purchasing untuk meninjau kebutuhan sebelum proses pemesanan dilanjutkan.
Contohnya, bagian gudang mengajukan PR untuk membeli perlengkapan pengemasan karena persediaan hampir habis. Tim purchasing kemudian memeriksa permintaan tersebut sebelum meminta persetujuan dari pihak yang berwenang.
2. Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) adalah dokumen pemesanan resmi yang diterbitkan perusahaan kepada supplier untuk membeli barang atau jasa dengan ketentuan yang telah disepakati. Dokumen ini umumnya mencantumkan nama barang, jumlah, harga, alamat pengiriman, dan jadwal pengiriman.
Contohnya, setelah permintaan pembelian disetujui dan supplier dipilih, tim purchasing menerbitkan PO untuk memesan 100 unit bahan baku. PO membantu kedua pihak memiliki acuan yang jelas mengenai pesanan yang harus dipenuhi.
3. Request for Quotation (RFQ)
Request for Quotation (RFQ) adalah permintaan penawaran harga yang dikirimkan perusahaan kepada satu atau beberapa calon supplier. Selain harga, RFQ dapat mencakup spesifikasi barang, jumlah kebutuhan, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan persyaratan lainnya.
Contohnya, perusahaan membutuhkan mesin produksi dan meminta beberapa supplier memberikan penawaran. Tim purchasing kemudian membandingkan harga, kualitas, garansi, serta waktu pengiriman untuk menentukan pilihan yang sesuai.
4. Quotation
Quotation adalah dokumen penawaran yang diberikan supplier sebagai tanggapan atas permintaan pembelian atau RFQ. Dokumen ini berisi informasi mengenai harga, spesifikasi produk atau jasa, masa berlaku penawaran, serta syarat transaksi yang ditawarkan.
Quotation membantu perusahaan mengevaluasi alternatif supplier sebelum mengambil keputusan pembelian. Perlu dipahami bahwa quotation merupakan penawaran, bukan otomatis menjadi pesanan resmi seperti Purchase Order.
5. Supplier atau Vendor
Supplier atau vendor adalah pihak yang menyediakan barang maupun jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Dalam proses purchasing, supplier berperan penting dalam menjaga ketersediaan barang, kualitas produk, ketepatan pengiriman, dan kesesuaian harga dengan kesepakatan.
Perusahaan perlu mengevaluasi supplier berdasarkan kualitas, harga, keandalan, legalitas, dan kemampuan memenuhi kebutuhan. Untuk bisnis distribusi yang menangani banyak mitra pemasok dan pelanggan, software distributor dapat menjadi salah satu solusi untuk mendukung pengelolaan aktivitas distribusi secara lebih terstruktur.
6. Lead Time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses. Dalam purchasing, istilah ini umumnya merujuk pada waktu sejak pesanan dilakukan hingga barang diterima, meskipun perhitungannya dapat berbeda sesuai kebijakan perusahaan dan kesepakatan dengan supplier.
Contohnya, supplier membutuhkan tujuh hari kerja untuk mengirimkan bahan baku setelah PO dikonfirmasi. Informasi lead time membantu perusahaan merencanakan persediaan dan jadwal produksi agar tidak terganggu oleh keterlambatan pengadaan.
7. Goods Receipt
Goods Receipt adalah pencatatan penerimaan barang yang dikirimkan oleh supplier. Proses ini dilakukan untuk memastikan barang yang datang sesuai dengan pesanan, baik dari segi jumlah, kondisi, maupun spesifikasi yang telah disepakati.
Contohnya, perusahaan memesan 100 unit barang tetapi hanya menerima 95 unit. Petugas gudang perlu mencatat jumlah aktual tersebut dan melaporkan selisihnya kepada tim purchasing agar dapat ditindaklanjuti sebelum pembayaran diproses.
Perusahaan dengan aktivitas pergudangan yang kompleks dapat menggunakan aplikasi manajemen gudang untuk membantu pencatatan penerimaan, pengeluaran, dan pergerakan stok.
8. Purchase Invoice
Purchase Invoice adalah tagihan yang diterbitkan supplier kepada perusahaan atas barang atau jasa yang dibeli. Dokumen ini biasanya mencantumkan rincian barang, jumlah, harga, pajak jika berlaku, total tagihan, serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
Sebelum melakukan pembayaran, perusahaan perlu mencocokkan invoice dengan PO dan bukti penerimaan barang atau penyelesaian jasa. Untuk membantu menjaga konsistensi pencatatan transaksi, perusahaan dapat mengintegrasikan proses pembelian dengan sistem akuntansi.
9. Purchase Approval
Purchase Approval adalah proses persetujuan pembelian oleh pihak yang memiliki kewenangan sesuai kebijakan perusahaan. Persetujuan ini dapat mempertimbangkan kebutuhan operasional, ketersediaan anggaran, nilai transaksi, dan tingkat urgensi pembelian.
Contohnya, pembelian perlengkapan kantor dengan nilai kecil dapat disetujui oleh kepala departemen, sedangkan pengadaan mesin produksi bernilai besar membutuhkan persetujuan manajemen. Alur persetujuan yang jelas membantu meningkatkan kontrol pengeluaran dan mengurangi risiko transaksi tanpa otorisasi.
10. Purchase Contract
Purchase Contract adalah perjanjian antara perusahaan dan supplier yang mengatur ketentuan pengadaan barang atau jasa. Isinya dapat mencakup harga, spesifikasi, jumlah, jadwal pengiriman, metode pembayaran, garansi, tanggung jawab para pihak, serta ketentuan penyelesaian perselisihan.
Perjanjian ini membantu memberikan kejelasan mengenai hak dan kewajiban kedua pihak, terutama untuk pembelian bernilai besar atau kerja sama jangka panjang. Perusahaan perlu memastikan isi kontrak telah ditinjau oleh pihak terkait sebelum disepakati.
Solusi Sistem Purchasing Custom untuk Kebutuhan Perusahaan
BuanaWeb menyediakan layanan pembuatan sistem custom yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengadaan setiap perusahaan. Sistem purchasing dapat dirancang untuk mengelola permintaan pembelian, persetujuan berjenjang, data supplier, Purchase Order, penerimaan barang, hingga pemantauan status transaksi. Jika perusahaan membutuhkan pengelolaan proses bisnis yang lebih menyeluruh, sistem juga dapat dikembangkan melalui layanan pembuatan ERP custom agar proses purchasing dapat terhubung dengan persediaan dan keuangan.
Dengan sistem yang sesuai kebutuhan, perusahaan dapat meningkatkan keteraturan dokumentasi, mempermudah pemantauan transaksi, dan memperjelas tanggung jawab setiap bagian. BuanaWeb juga dapat membantu mengembangkan aplikasi berbasis web melalui layanan pembuatan aplikasi web serta menyesuaikan integrasi dengan proses bisnis yang sudah berjalan. Segera hubungi BuanaWeb untuk berkonsultasi mengenai pembuatan sistem purchasing custom dan temukan solusi yang tepat untuk mendukung proses pengadaan perusahaan Anda.