Memahami perbedaan procurement dan purchasing penting bagi perusahaan yang ingin mengelola pengadaan barang secara lebih efisien, mengendalikan biaya operasional, dan menjaga ketersediaan stok. Meskipun keduanya berkaitan dengan proses pengadaan, procurement berfokus pada strategi pengadaan secara menyeluruh, sedangkan purchasing berfokus pada aktivitas pembelian barang atau jasa. Dengan memahami fungsi, tugas, dan alur kerja keduanya, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas pengadaan serta mengurangi risiko kesalahan pembelian melalui dukungan sistem ERP custom yang terintegrasi.
Perbedaan Procurement dan Purchasing yang Perlu Dipahami
Perbedaan procurement dan purchasing dapat dilihat dari tujuan, ruang lingkup, tahapan kerja, hingga tanggung jawab masing-masing. Procurement mencakup proses strategis untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pemasok. Sementara itu, purchasing merupakan bagian dari proses tersebut yang berhubungan langsung dengan pemesanan dan pembelian barang atau jasa.
Berikut tabel perbedaan procurement dan purchasing untuk membantu Anda memahami peran keduanya dalam manajemen pengadaan barang perusahaan.
| Aspek Perbandingan | Procurement | Purchasing |
|---|---|---|
| Pengertian | Proses pengadaan strategis untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa perusahaan. | Aktivitas pembelian barang atau jasa berdasarkan kebutuhan yang telah ditetapkan. |
| Tujuan | Mendapatkan barang atau jasa yang tepat dengan mempertimbangkan biaya, kualitas, risiko, dan kebutuhan jangka panjang. | Memastikan barang atau jasa dipesan sesuai spesifikasi, jumlah, harga, dan waktu yang disepakati. |
| Ruang Lingkup | Lebih luas, mencakup perencanaan kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi, pengadaan, dan evaluasi. | Lebih spesifik, mencakup permintaan penawaran, pembuatan pesanan, dan pemantauan pembelian. |
| Pemilihan Pemasok | Mengevaluasi pemasok berdasarkan harga, kualitas, kapasitas, reputasi, dan risiko kerja sama. | Melakukan pemesanan kepada pemasok yang telah dipilih atau disetujui sesuai prosedur perusahaan. |
| Pengelolaan Biaya | Menganalisis total biaya pengadaan dan mencari peluang efisiensi jangka panjang. | Memastikan transaksi pembelian sesuai anggaran, harga, dan ketentuan yang disepakati. |
| Dokumen Utama | Dokumen kebutuhan, evaluasi pemasok, penawaran, kontrak, dan dokumen pengadaan lainnya. | Permintaan pembelian, purchase order (PO), bukti penerimaan, dan dokumen transaksi terkait. |
| Contoh Aktivitas | Menganalisis kebutuhan stok, membandingkan pemasok, menyusun strategi pengadaan, dan mengevaluasi kinerja pemasok. | Membuat PO, mengonfirmasi pesanan, memantau pengiriman, dan memastikan barang diterima sesuai pesanan. |
Secara sederhana, procurement menentukan strategi dan pendekatan pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, sedangkan purchasing menjalankan aktivitas pembeliannya. Keduanya saling mendukung agar perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran dan menjaga kelancaran operasional.
Fungsi dan Tugas Procurement dalam Perusahaan
Fungsi procurement dalam perusahaan tidak hanya berkaitan dengan mencari barang berharga murah, tetapi juga memastikan proses pengadaan berjalan terencana, transparan, dan sesuai kebutuhan operasional. Berikut lima tugas procurement yang penting untuk dipahami.
1. Mengidentifikasi dan Merencanakan Kebutuhan Pengadaan
Tim procurement mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan berdasarkan rencana operasional, anggaran, permintaan departemen, dan kondisi persediaan. Perencanaan yang tepat membantu perusahaan menghindari pembelian berlebihan maupun kekurangan barang yang dapat menghambat aktivitas bisnis.
Pada perusahaan retail dan grosir, data persediaan dari sistem warehouse management dapat membantu tim pengadaan mengetahui barang yang perlu dipesan kembali berdasarkan ketersediaan stok dan kebutuhan operasional.
2. Mencari dan Mengevaluasi Pemasok
Procurement bertanggung jawab mencari pemasok potensial dan menilai kemampuan mereka dalam menyediakan barang atau jasa sesuai standar perusahaan. Penilaian dapat mencakup harga, kualitas produk, kapasitas pasokan, ketepatan pengiriman, reputasi, serta ketentuan pembayaran.
Evaluasi pemasok secara berkala membantu perusahaan menentukan mitra pengadaan yang sesuai dan mengurangi risiko keterlambatan atau ketidaksesuaian barang.
3. Melakukan Negosiasi Harga dan Ketentuan Pengadaan
Negosiasi bertujuan memperoleh kesepakatan yang menguntungkan bagi perusahaan tanpa mengabaikan kualitas dan kebutuhan operasional. Hal yang dapat dinegosiasikan meliputi harga, jumlah minimum pembelian, jadwal pengiriman, garansi, metode pembayaran, dan ketentuan kerja sama.
Dengan perencanaan yang matang, procurement dapat membantu mengendalikan biaya pengadaan serta menjaga hubungan kerja sama jangka panjang dengan pemasok.
4. Mengelola Risiko dan Memastikan Kepatuhan Pengadaan
Procurement perlu memastikan setiap proses pengadaan mengikuti kebijakan internal, batas anggaran, prosedur persetujuan, dan ketentuan kontrak. Tim juga perlu mengantisipasi risiko seperti perubahan harga, ketergantungan pada satu pemasok, keterlambatan pasokan, dan ketidaksesuaian spesifikasi barang.
Pencatatan yang terstruktur melalui sistem informasi bisnis custom dapat membantu perusahaan mengelola dokumen, riwayat pengadaan, serta alur persetujuan dengan lebih mudah.
5. Mengevaluasi Kinerja Pemasok dan Hasil Pengadaan
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui apakah pemasok mampu memenuhi kesepakatan dan apakah proses pengadaan memberikan hasil yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Indikator penilaian dapat mencakup ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, kesesuaian harga, tingkat pemenuhan pesanan, dan respons terhadap kendala.
Hasil evaluasi dapat digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki strategi pengadaan, memilih pemasok yang lebih sesuai, dan meningkatkan efisiensi biaya operasional.
Alur Procurement dan Purchasing dari Awal hingga Akhir
Alur procurement dan purchasing dapat berbeda bergantung pada ukuran perusahaan, jenis barang, serta kebijakan pengadaan yang berlaku. Namun, secara umum, prosesnya melibatkan lima tahapan berikut untuk memastikan kebutuhan terpenuhi, pembelian terkendali, dan barang diterima sesuai pesanan.
1. Identifikasi Kebutuhan dan Pengajuan Permintaan
Proses dimulai ketika departemen terkait mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa. Permintaan tersebut mencantumkan spesifikasi, jumlah, waktu kebutuhan, dan alasan pengadaan. Tim terkait kemudian memeriksa kebutuhan serta memastikan pengajuan mengikuti prosedur perusahaan.
2. Persetujuan Anggaran dan Pemilihan Pemasok
Setelah kebutuhan diverifikasi, perusahaan memeriksa ketersediaan anggaran dan menentukan metode pengadaan. Procurement dapat meminta penawaran dari beberapa pemasok, membandingkan harga dan kualitas, serta mengevaluasi kemampuan pemasok sebelum menentukan pilihan sesuai kebijakan perusahaan.
Jika perusahaan memiliki proses pengadaan yang terintegrasi dengan keuangan, sistem akuntansi bisnis dapat membantu pencatatan biaya dan pemantauan transaksi yang berkaitan dengan pembelian.
3. Pembuatan Purchase Order dan Konfirmasi Pesanan
Setelah pemasok dan ketentuan pembelian disetujui, tim purchasing membuat purchase order (PO). Dokumen ini berisi informasi seperti nama barang, jumlah, harga, pemasok, alamat pengiriman, serta jadwal dan ketentuan pembayaran. Pemasok kemudian mengonfirmasi pesanan sebelum proses pengiriman dilakukan.
4. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang
Ketika barang tiba, tim gudang memeriksa jumlah, kondisi, dan kesesuaiannya dengan purchase order. Jika ditemukan kekurangan atau barang yang tidak sesuai, perusahaan perlu mencatat selisih dan menindaklanjutinya kepada pemasok. Barang yang telah diperiksa kemudian dicatat dalam persediaan.
Untuk membantu proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan aplikasi manajemen gudang agar pencatatan barang masuk dan pembaruan stok lebih terstruktur.
5. Verifikasi Tagihan, Pembayaran, dan Evaluasi
Tahap akhir mencakup pencocokan purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice dari pemasok sebelum pembayaran diproses sesuai ketentuan. Perusahaan selanjutnya mengevaluasi ketepatan pengiriman, kualitas barang, dan kesesuaian transaksi sebagai bahan perbaikan pengadaan berikutnya.
Apabila perusahaan membutuhkan alur persetujuan, pencatatan transaksi, dan pelaporan yang disesuaikan dengan proses bisnisnya, jasa pembuatan aplikasi web dapat menjadi salah satu pilihan pengembangan sistem pendukung operasional.
Optimalkan Proses Procurement dan Purchasing dengan Sistem Custom BuanaWeb
Pengelolaan procurement dan purchasing yang masih dilakukan secara manual dapat menyulitkan perusahaan dalam memantau permintaan pembelian, menyetujui anggaran, mengelola data pemasok, memeriksa status pesanan, dan mencocokkan transaksi dengan persediaan. Karena itu, penggunaan sistem purchasing custom dapat membantu mengintegrasikan tahapan pengadaan agar data lebih terstruktur, proses kerja lebih efisien, dan riwayat pembelian lebih mudah ditelusuri.
BuanaWeb menyediakan layanan pembuatan sistem custom yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, mulai dari pengajuan pembelian, alur persetujuan, pengelolaan pemasok, purchase order, hingga laporan pengadaan. Sistem juga dapat dirancang untuk terintegrasi dengan modul lain sesuai kebutuhan perusahaan, termasuk pengelolaan stok dan keuangan.
Jika perusahaan Anda membutuhkan sistem purchasing yang sesuai dengan alur kerja internal, segera hubungi BuanaWeb untuk mendiskusikan kebutuhan dan rancangan fitur yang tepat. Pelajari juga layanan pembuatan ERP custom untuk mendukung integrasi proses pengadaan dengan operasional bisnis lainnya.
Konsultasikan kebutuhan sistem purchasing bisnis Anda bersama BuanaWeb sekarang agar proses pengadaan barang dapat dikelola secara lebih terstruktur, transparan, dan efisien.