Pembelian fiktif dalam proses purchasing merupakan salah satu risiko yang dapat menyebabkan kerugian finansial dan mengganggu operasional perusahaan. Kecurangan ini dapat terjadi ketika transaksi pengadaan dicatat tanpa pembelian yang sebenarnya, dokumen tidak sesuai dengan kondisi transaksi, atau pembayaran dilakukan tanpa verifikasi yang memadai. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan pengendalian internal yang jelas, pemeriksaan dokumen, dan pengawasan transaksi untuk mencegah fraud purchasing.
Apa Itu Pembelian Fiktif dalam Proses Purchasing?
Pembelian fiktif dalam purchasing adalah tindakan pengajuan, pencatatan, atau pemrosesan transaksi pengadaan barang maupun jasa yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya. Contohnya adalah transaksi yang tidak memiliki dasar kebutuhan yang jelas, tagihan tanpa penerimaan barang atau jasa yang valid, maupun pencatatan pembelian yang tidak didukung dokumen sah.
Praktik ini termasuk bentuk risiko fraud purchasing atau kecurangan dalam pengadaan barang yang dapat terjadi akibat lemahnya pengawasan dan prosedur verifikasi. Jika tidak ditangani, pembelian fiktif berpotensi menimbulkan kerugian finansial, membuat laporan keuangan tidak akurat, mengganggu pencatatan stok, serta menurunkan kepercayaan terhadap proses pengadaan perusahaan.
Apa Penyebab Terjadinya Pembelian Fiktif di Perusahaan?
Risiko pembelian fiktif dapat meningkat ketika perusahaan belum memiliki prosedur pengadaan yang terstruktur. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan antara lain:
- Pengawasan internal yang lemah
Transaksi tidak diperiksa secara menyeluruh sebelum disetujui atau dibayarkan. - Pemisahan tugas yang tidak jelas
Satu orang memiliki terlalu banyak kewenangan, mulai dari pengajuan pembelian hingga pemrosesan pembayaran. - Verifikasi dokumen yang kurang memadai
Purchase order, invoice, dan bukti penerimaan barang tidak dicocokkan dengan benar. - Data supplier yang tidak tervalidasi
Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan identitas dan informasi rekening supplier secara memadai. - Persetujuan pembelian yang tidak terstruktur
Transaksi dapat diproses tanpa persetujuan dari pihak yang berwenang. - Pencatatan transaksi yang tidak transparan
Riwayat perubahan data dan aktivitas pengguna tidak terdokumentasi dengan baik. - Audit yang tidak dilakukan secara rutin
Ketidaksesuaian transaksi berisiko terlambat ditemukan karena pemeriksaan hanya dilakukan ketika masalah muncul.
8 Cara Menghindari Pembelian Fiktif dalam Proses Purchasing
Perusahaan perlu menggabungkan prosedur pengadaan yang jelas, pemeriksaan dokumen, pembagian kewenangan, dan pengawasan transaksi untuk mengurangi risiko pembelian fiktif. Berikut delapan langkah yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan dan skala operasional bisnis.
1. Terapkan Prosedur Pengajuan Pembelian yang Jelas
Setiap transaksi sebaiknya diawali dengan permintaan pembelian resmi yang menjelaskan kebutuhan barang atau jasa, jumlah, perkiraan biaya, dan alasan pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar bagi tim purchasing untuk memeriksa apakah pembelian benar-benar dibutuhkan dan sesuai dengan anggaran perusahaan.
Perusahaan juga dapat mendokumentasikan alur pengajuan melalui layanan pembuatan sistem custom agar proses permintaan, pemeriksaan, dan persetujuan pembelian lebih terstruktur.
2. Terapkan Sistem Persetujuan Berjenjang
Terapkan persetujuan pembelian berdasarkan nilai transaksi, jenis barang, dan kebijakan internal perusahaan. Pembelian bernilai besar dapat memerlukan persetujuan manajer atau pimpinan, sedangkan transaksi rutin dapat mengikuti batas kewenangan yang telah ditetapkan.
Prosedur persetujuan yang terdokumentasi membantu memastikan setiap transaksi diperiksa oleh pihak yang berwenang sebelum dilanjutkan ke tahap pemesanan atau pembayaran.
3. Verifikasi Identitas dan Legalitas Supplier
Lakukan pemeriksaan terhadap identitas supplier, informasi perusahaan, kontak resmi, rekening pembayaran, dan dokumen pendukung yang relevan. Pastikan perubahan data supplier dikonfirmasi melalui prosedur verifikasi yang ditetapkan perusahaan.
Evaluasi supplier secara berkala juga membantu perusahaan menjaga kualitas hubungan bisnis dan mengurangi risiko transaksi dengan pihak yang tidak terverifikasi.
4. Periksa Kesesuaian Purchase Order, Barang, dan Invoice
Cocokkan purchase order (PO) dengan bukti penerimaan barang atau penyelesaian jasa serta invoice dari supplier. Pemeriksaan ini membantu memastikan bahwa barang atau jasa yang ditagihkan sesuai dengan pesanan, jumlah, harga, dan ketentuan transaksi.
Apabila terdapat selisih jumlah, harga, atau dokumen yang tidak lengkap, tahan proses pembayaran sampai ketidaksesuaian tersebut diperiksa dan diselesaikan sesuai prosedur perusahaan.
5. Pisahkan Tugas dalam Proses Purchasing
Hindari memberikan seluruh kewenangan pengadaan kepada satu orang. Pisahkan fungsi pengajuan pembelian, persetujuan, penerimaan barang, pencatatan akuntansi, dan pembayaran sesuai struktur organisasi perusahaan.
Pemisahan tugas membantu membangun pengawasan silang sehingga transaksi dapat diperiksa oleh pihak yang berbeda. Jika jumlah karyawan terbatas, perusahaan dapat menerapkan pemeriksaan tambahan oleh pemilik usaha atau penanggung jawab keuangan.
6. Lakukan Audit dan Pemeriksaan Transaksi Secara Berkala
Audit purchasing membantu perusahaan menilai kelengkapan dokumen, kepatuhan terhadap prosedur, kesesuaian transaksi, dan penggunaan anggaran. Pemeriksaan dapat dilakukan secara berkala dengan menentukan sampel transaksi berdasarkan nilai, jenis pembelian, atau tingkat risiko.
Setiap temuan perlu dicatat dan ditindaklanjuti agar perusahaan dapat memperbaiki prosedur yang masih lemah. Pemeriksaan juga sebaiknya mencakup transaksi yang mengalami perubahan data atau penyimpangan dari alur persetujuan normal.
7. Pantau Anggaran dan Riwayat Transaksi Pembelian
Bandingkan realisasi pengadaan dengan anggaran yang telah disetujui. Perhatikan transaksi yang nilainya tidak wajar, pembelian berulang yang tidak memiliki alasan jelas, atau perbedaan antara catatan pengadaan dengan stok aktual.
Untuk perusahaan dengan aktivitas pergudangan yang kompleks, integrasi purchasing dengan sistem warehouse management dapat membantu menyelaraskan data pengadaan dan persediaan. Dengan demikian, tim terkait lebih mudah memeriksa kesesuaian antara barang yang dipesan dan barang yang diterima.
8. Gunakan Sistem Purchasing dengan Riwayat Aktivitas
Penggunaan sistem purchasing digital dapat membantu perusahaan mencatat permintaan pembelian, persetujuan, data supplier, purchase order, dan status transaksi dalam satu platform. Fitur kontrol akses dan riwayat aktivitas juga membantu perusahaan menelusuri perubahan data sesuai kewenangan pengguna.
Perusahaan dapat mempertimbangkan integrasi dengan sistem ERP custom apabila membutuhkan pengelolaan pengadaan yang terhubung dengan keuangan, persediaan, dan proses bisnis lainnya. Namun, efektivitas sistem tetap bergantung pada pengaturan akses, kebijakan internal, serta pemeriksaan oleh pihak yang bertanggung jawab.
Solusi Sistem Purchasing Custom untuk Meningkatkan Kontrol Pengadaan
BuanaWeb menyediakan layanan pembuatan sistem custom yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan alur kerja perusahaan. Sistem purchasing dapat dirancang dengan fitur pengajuan pembelian, persetujuan berjenjang, pengelolaan supplier, pencatatan purchase order, pemeriksaan dokumen, dan pemantauan riwayat transaksi. Jika dibutuhkan, sistem juga dapat dikembangkan agar terhubung dengan software ERP sehingga proses pengadaan dapat terintegrasi dengan persediaan, distribusi, dan keuangan.
Dengan sistem yang dirancang sesuai kebutuhan bisnis, perusahaan dapat meningkatkan keteraturan dokumentasi dan mempermudah pengawasan proses purchasing. BuanaWeb dapat membantu menyesuaikan fitur serta alur persetujuan berdasarkan kebutuhan operasional Anda. Segera hubungi BuanaWeb untuk berkonsultasi mengenai pembuatan sistem purchasing custom dan temukan solusi yang sesuai untuk meningkatkan transparansi serta kontrol pengadaan perusahaan.